1か月のスケジュール
関係部門に紹介
自身の離任を関係部門に伝えて以降に後任の方を紹介します。
「関係者の席に個別に出向いて紹介する」又は「定例会議などで全体に紹介する」のいずれかが一般的です。
貴方が完全に離任してしまう前に確実に関係者全員に紹介をできるように計画的に実施しましょう。
業務の概要を説明
いきなり細部を説明すると相手は戸惑います。まずは以下のような概要から説明することに留意して下さい。
・担当業務の役割
・直近の課題/イベント
・関係する部門と役割
この際、残りの期間でどのようなスケジュールで引継ぎを行うのかを説明すると、相手も計画が立てやすいです。
関連資料の共有
担当業務に関係する資料データを共有します。
基本的には共通サーバの格納先を伝えるのが最適です。その際、フォルダ名は中身が一目瞭然の名前にします。また、日付を付ける等してどのファイルが最新版であるか分かるように留意します。
喫緊の課題を説明
大原則としてなるべく自分が担当している間に喫緊の課題はクリアにしてから去るべきです。
後任が任命された時点で全ての仕事を振ってしまうのは非常に印象を悪くしますし、後任の方も貴方が離任するまでは前の仕事を並行しながら引継ぎ作業をしているので、多忙であることに十分留意すべきです。
しかし、どうしても長引く案件については後任の方が対応できるように詳細を伝えておきましょう。
会議同席
業務を引き継ぐ相手の都合にもよりますが、極力一緒に会議に出席し雰囲気を把握して貰いつつ都度質問を受けて解消するようにしましょう。
同席頂く会議に初めて後任の方が会う人がいる場合は漏れなく紹介することを忘れずに。また、会議出席者に向けて挨拶をしてもらう際には事前にその旨を伝えておきましょう。突然挨拶を振るようなことはNGです。
毎日30分の質問受付
日々一方的に説明をするばかりでは必ず相手は消化不良に至ります。できれば毎日30分ほど事前に時間を確保して不明点を解消する時間を設けることをお勧めします。
上司にも進捗報告
後任への引継ぎをどのような計画・手法で実施するのかは初期段階で上司に伝えて方向性の承認を受けておくべきです。その後引継ぎを進めていく中でも定期的に進捗を伝え、問題なく引継ぎをしている旨を能動的に報告しましょう。
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