報告先と形式を確認
出発前に誰向けに報告するのかを明確にします。
報告を受ける相手の前提知識によって報告の仕方が変わってくるからです。
また、会議室でのPower Pointを用いた発表形式であるか、報告書のデータをメールで送付して読んで貰う形であるのかを事前に確認します。
基本的には会社・部門の他の人が通常行っている形式に倣います。
WordかPower Pointのいずれかで作成するのが一般的です。
形式も基本的には過去の例に倣う形で良いですが、内容をより分かり易く伝えるために自身が適切だと思う方法を選ぶべきです。
記載内容を事前整理
出張報告書の基本的な記載内容は以下です。
【出張件名 / 日付 / 報告者 / 目的 / 訪問先 / 同行者 / 面談者 / スケジュール / 実施内容 / 出張成果 / 所感 / 今後のアクション / 関連写真】
報告書を見る人たちは非常に多忙であることを前提にし、単調な文字列の列挙にならないように注意します。
その為には、写真・図を挿入したり、強調したい文字をハイライトする等の工夫が必要です。
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出張中に書き始める
出張報告書は記憶が新しい内に直ぐに書くのがコツです。原則は即日、遅くても翌日には書き終えます。
テンプレート上に事前に分かる範囲で情報を記載しておき、訪問直後に即記入できるようにします。
訪問先でPCを操作できる環境でなければ手帳・メモ帳を忘れずに持参し書き留めておきます。
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出張目的の書き方
出張報告書はPDCAの流れで書く
具体的には、仮説設定 ⇒ 現場で確認 ⇒ 考察 ⇒ 対策 の流れになるように書きます。
現場に行くからこそ実現できることを書く
「それってWEB会議や電話で済む内容では？」と思われない目的である必要があります。
例えば以下のような目的です。
- 顧客との関係性強化のために対面での会話が必要
- 現物を直接見たり触ったりする必要がある
出張目的の例文
- 顧客への商品/サービスの紹介及びニーズのヒアリングによる課題抽出
- サプライヤーの工場視察による品質確認
出張目的の例文１２パターン｜出張事前申請・出張報告書に記載する出張目的 | 悩める会社員の集い (terao-business-blog.com)
出張報告 所感の書き方
出張前に考えていた計画や仮説に対して、出張をしたからこそ得られた発見を所感として書きます。
今後の行動計画について言及することも不可欠です。
出張後の行動計画例文
・この顧客の関心事は〇〇だと思い今回△△の商品/サービスを紹介したところ、□□が不足していることが分かった。直接顧客を訪問し対面で話すことによって引き出せた顧客ニーズであり、今後他顧客が同様のニーズを持っているのかについて調査していく必要性を感じた。
出張報告書の所感例文12パターン｜そのまま使える所感例文を出張経験豊富な現役会社員が紹介 | 悩める会社員の集い (terao-business-blog.com)
報告書の提出期限
原則出張から戻って3日以内には出張報告書を社内に展開すべきです。
早ければ早いほど良いです。時間が経過するにつれ、記載内容の質と量が求められハードルが上がると考えて下さい。
筆者は必ず即日で社内に展開をしています。
多少乱文でも鮮度がある方が社内の評価が高いからです。
出張報告書は先延ばしにすればするほどヤル気が失せます。日常業務で多忙な中で、社内報告作業に時間をかけてはいけません。
出張中・出張直後の記憶が新しいうちに書き上げて下さい。
プレゼン形式で発表する場合
報告書をメールで送付するだけでなく、会議などで社内に発表する場合はPPTで作成してください。
中身の構成はwordの時と同じです。Q&Aの時間を必ず設けて下さい。
質問内容を予め想定し、補足情報は非表示スライドで用意しておきましょう。
Word・Power Point テンプレート（無料）
出張報告書のテンプレート例のデータを添付しました。Word・PPT形式ですので加工してご活用下さい。
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