報告先と形式を確認
出発前に誰向けに報告するのかを明確にします。
記載内容を事前整理
出張報告書の基本的な記載内容は以下です。
- 出張件名
- 日付
- 報告者
- 目的
- 訪問先
- 同行者
- 面談者
- スケジュール
- 実施内容
- 出張成果
- 所感
- 今後のアクション
- 関連写真
報告書を見る人たちは非常に多忙であることを前提にし、単調な文字列の列挙にならないように注意します。
その為には、写真・図を挿入したり、強調したい文字をハイライトする等の工夫が必要です。
出張中に書き始める
出張報告書は記憶が新しい内に直ぐに書くのがコツです。
原則は即日、遅くても翌日には書き終えます。
テンプレート上に事前に分かる範囲で情報を記載しておき、訪問直後に即記入できるようにします。
訪問先でPCを操作できる環境でなければ手帳・メモ帳を忘れずに持参し書き留めておきます。
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出張目的の書き方
出張報告書はPDCAの流れで書く
具体的には、仮説設定 ⇒ 現場で確認 ⇒ 考察 ⇒ 対策 の流れになるように書きます。
現場に行くからこそ実現できることを書く
「それってWEB会議や電話で済む内容では?」と思われない目的である必要があります。
例えば以下のような目的です。
- 顧客との関係性強化のために対面での会話が必要
- 現物を直接見たり触ったりする必要がある
出張目的の例文
- 顧客への商品/サービスの紹介及びニーズのヒアリングによる課題抽出
- サプライヤーの工場視察による品質確認
出張目的の例文12パターン|出張事前申請・出張報告書に記載する出張目的 | 悩める会社員の集い (terao-business-blog.com)
出張報告 所感の書き方
出張前に考えていた計画や仮説に対して、出張をしたからこそ得られた発見を所感として書きます。 今後の行動計画について言及することも不可欠です。
出張後の行動計画例文
- この顧客の関心事は〇〇だと思い今回△△の商品/サービスを紹介したところ、□□が不足していることが分かった。
- 直接顧客を訪問し対面で話すことによって引き出せた顧客ニーズであり、今後他顧客が同様のニーズを持っているのかについて調査していく必要性を感じた。
出張報告書の所感例文12パターン|そのまま使える所感例文を出張経験豊富な現役会社員が紹介 | 悩める会社員の集い (terao-business-blog.com)
報告書の提出期限
原則出張から戻って3日以内には出張報告書を社内に展開すべきです。
早ければ早いほど良いです。
時間が経過するにつれ、記載内容の質と量が求められハードルが上がると考えて下さい。
筆者は必ず即日で社内に展開をしています。
多少乱文でも鮮度がある方が社内の評価が高いからです。
出張報告書は先延ばしにすればするほどヤル気が失せます。
日常業務で多忙な中で、社内報告作業に時間をかけてはいけません。
出張中・出張直後の記憶が新しいうちに書き上げて下さい。
プレゼン形式で発表する場合
報告書をメールで送付するだけでなく、会議などで社内に発表する場合はPPTで作成してください。
中身の構成はwordの時と同じです。Q&Aの時間を必ず設けて下さい。
質問内容を予め想定し、補足情報は非表示スライドで用意しておきましょう。
Word・Power Point テンプレート
出張報告書のテンプレート例のデータを添付しました。
Word・PPT形式ですので加工してご活用下さい。
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