明らかに自分がこなせる業務量ではない、毎日残業続きで心身共にこれ以上は続けられそうにない、といった悩みを抱えている方向けの記事です。
30代中盤の筆者がこれまで2社で約10年働いた経験を基に、会社要因・社員要因の事例と対策を紹介します。
優秀な貴方に仕事量が集中
大半のケースはこれに該当します。日本の企業は部門間・担当者間の役割の境目が非常に曖昧です。
このため、仕事ができない人の仕事が優秀な人に行きがちです。何故なら上司は仕事ができない人がトラブルを起こすことを回避したいので、確実に結果を出してくれる優秀な人に仕事を集中させる傾向にあります。
成果報酬制の企業であれば給与が上がり納得できますが、年功序列型の企業だと仕事ができる出来ないに関わらず給与は横並びなので、優秀で多くの業務を抱えている人は不公平に感じるでしょう。
更に、通常の業務量であれば質の高い成果を出せるはずなのに業務量が多いと一つ一つの質が下がります。
自分の経験とスキルに自信を持っている貴方だからこそ、多忙によりミスをして注意をされた際の精神的苦痛は非常に大きいです。
対策：仕事の質が保てないと訴える
「仕事量が多すぎるてこなせない」と上司に伝えるだけでなく「仕事の質が保てない」と伝えることも重要です。
上司の裁量では課としての仕事量を減らすことが難しいからこそ貴方に業務を集中させているので、仕事のアウトプットの質を多少妥協してもらうことで、貴方の業務負荷を減らして貰うべきです。
筆者経験談
課内の同僚が急遽退職した影響で後任が来るまでの3か月間は筆者が二人分の仕事を行う必要がありました。課長は私の業務処理能力を評価して任せてくれたのですが、流石に二人分の仕事をこなすことは難しかったので、質を保つことは難しいことを理解して貰うように日々の会話の中で誘導しました。日々の密なコミュニケーションが重要です。
質にこだわり過ぎない
真面目でプライドの高い人ほどこの傾向にあります。
人から指摘を受けることを嫌い、高い質の仕事に拘ってしまうタイプです。
一つ一つの仕事の質が高かったとしても、一つでも期限内に対応できていない業務があれば、トータルで貴方の評価は下がります。
対策：早い段階で70点のアウトプット
質が高くても期限に間に合わなければ、関係者に迷惑をかけるだけです。早い段階で60－70点ぐらいのアウトプットを示し、それに対してフィードバック貰ってから再修正する方が結果的に質も良くなりますし、スケジュールに間に合わせることができます。
筆者経験談
週一回の課内ミーティングで上司・先輩に抱えている業務を一覧で示し悩みを共有することで、アドバイスや支援を早期に貰い効率的に業務を処理してきました。パラパラと相談するより、纏めて相談する方が効率的です。
また、その際、箇条書きで良いので文字に起こして相談することもポイントです。
何でも自分で抱えない
部下・後輩・他部門が本来行うべき仕事を自分で行っていませんか？
自分で作業をこなす方が楽だと考えているのは間違いです。
実務作業のスキルが高いだけではダメです。組織を上手く回すスキルが必要になります。
対策：周囲に割り振りマネジメントする
上司がやるきことは上司に判断して貰い、部下・後輩がやるべき雑務は堂々と「対応お願いします」と仕事を割り振りましょう。
申し訳なく思う必要はありません。寧ろ貴方が抱えて期限を過ぎてしまうことの方が迷惑をかけてしまいます。
上司が管理できていない
これが一番最悪です。そもそも上司が各担当者の能力と経験を踏まえて担当業務量を管理していないパターンです。
貴方が新卒で入社した企業に勤めていて他の企業で勤めた経験がないのであれば要注意です。
上司が部下の業務管理をできていない会社は労働組合や総務部が適切に機能しておらず体質的な問題があるので、長く働き続けることはお勧めしません。
対策：転職を検討
貴方は会社の風土を変えることはできませんが、自身が働く環境を別の場所に変えることができます。
筆者も新卒で入社し9年働いた会社の風土に嫌気がさし、転職を行った結果現在は充実した会社生活を過ごしています。
ただでさえ仕事で忙しいのに転職活動をしている時間なんて無い、と考えていると思います。
そのような方のために筆者が在職中にどのように転職活動を行ったのかを以下の記事に纏めました。↓↓↓
仕事効率化アイテム
筆者が仕事効率化のために愛用しているアイテムを3点ご紹介します。
是非一度、どれくらい効率に差が出るのか試して実感してみて下さい。
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スタンディングデスク4.9
私は座っている際の姿勢が非常に悪く、肩が直ぐに痛くなってしまいます。
そのため、今年からこのスタンディングデスクを購入し会社で使っています。
時折立って仕事をすることで肩こりを防止し、効率を保つことができています。
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システム手帳4.4
価格:11,900円
(2023/3/18 20:10時点)
PC・スマホでメモを取ることが増えてきていますが、手帳を用いた方が書き留めるときも読み返す時も早いことが多々あります。
私はシステム手帳とスマホを上手く使い分けることで業務効率を最大化しています。
只の使い捨ての手帳ではなく、用紙を補充できるシステム手帳を活用することをお勧めします。
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ビジネスカジュアル服4.3
動きやすい服・着やすい服は貴方をリラックスさせ仕事の能率に寄与します。
いつもスーツ・ネクタイでビシッと決めている貴方も一度ビジネスカジュアルを試してみてはどうでしょうか？
在宅勤務の時のリラックス感をオフィスでも実感できるかもしれません。