飲み会の幹事は経験が無いと難しく、失敗する可能性が高いです。
いくら昼間の仕事ができても、飲み会の対応ができないと著しく評価が下がります。
本記事を読めば準備から当日の段取りに至るまでポイントが分かります。
上司・同僚・友人に喜んで頂き、幹事として高い評価をされるように漏れなく準備を進めましょう。
目次
会の趣旨を確認
歓迎会、送別会、忘年会、新年会、昇進祝いなど、会の趣旨を確認します。特に歓送迎会の場合は、主賓が誰であるのかを明確に確認しましょう。
予算確認
基本は過去の実績に倣うのが良いです。過去の幹事の方にヒアリングしましょう。一部会社側が負担する場合もあるので、会社支払いがいくらで会費回収をいくらにすべきか、予算を責任者（上司）に確認しましょう。
出席者確認
お店を選定するには出席者数の確認が必要です。大人数になる場合は、以下のようなツールを使って効率よく漏れずに出席者を確認しましょう。
お店選び
お店選びは非常に重要なパートになります。以下の点に注意して予約しましょう。
✔ 会の趣旨に適したお店選びをする
✔ 2週間ぐらい前には予約を完了しておく（忘年会・新年会シーズンは特に早めに）
✔ 下見は必須（駅からの経路、お店の広さ、雰囲気、上着掛け、喫煙所、トイレ位置）
✔ 主賓、管理職の方のアレルギー等による食べれないものが無いか
✔ ラストオーダーの時間
✔ クレジットカードの使用可否
✔ 一次会と二次会の距離は徒歩5分以内
✔ 2週間ぐらい前には予約を完了しておく（忘年会・新年会シーズンは特に早めに）
✔ 下見は必須（駅からの経路、お店の広さ、雰囲気、上着掛け、喫煙所、トイレ位置）
✔ 主賓、管理職の方のアレルギー等による食べれないものが無いか
✔ ラストオーダーの時間
✔ クレジットカードの使用可否
✔ 一次会と二次会の距離は徒歩5分以内
会費徴収（回収）
・事前事後どちらにするかは、会社・所属部門の慣習に倣うのが無難ですが以下を考慮してください。
事前回収が良い場合
会計時にその場で回収すると多大な時間を要して雰囲気を壊す懸念がある場合は、事前回収が良いです。
特に人数が多い場合は、先に会費をメールで案内したうえで事前回収するのが基本です。
事後回収が良い場合
例えば部長1万円、課長7千円、担当3千円のように、管理職が多く支払うことがあります。これを ”会費に傾斜をつける”と言います。
これは、担当者が指定するのではなく、管理職側が支払い時に申し出るケースが多いです。この場合は当日回収又は事後回収が良いでしょう。
会場/時間/推奨経路を案内
会場/時間/推奨経路の案内メールを出しましょう。会議通知と同じ要領で出席者のOutlookスケジューラの予定に入れてしまうのが良いです。その際、非公開設定にするのを忘れないようにしてください。
乾杯の挨拶、締めの挨拶を打診
主賓、上司に事前に打診しましょう。会の途中に打診するのは絶対にNGです。
それではここからは当日の段取りについて説明します。
社会人初心者向け】会社の飲み会で幹事を任された時の進行方法は？
【出展】けーいちろー/K-ichiro
会場到着
先頭を歩きお店に着いたら席に案内をします。主賓・管理職の方の座る位置は幹事から指定します。着席の際、上着をハンガーにかける対応をしましょう。また、荷物を置く場所の案内も必要です。これは下見の際に確認しておきましょう。
乾杯の挨拶
「皆さんお揃いになりましたので〇〇の会を始めたいと思います」→拍手→「乾杯のご発声は△△さんにお願いしています、それでは△△さんお願いします」→乾杯の挨拶→拍手 という流れでOKです。この際、全員に飲み物のグラスが揃っている必要がありますので、注意してください。
歓談
箸・皿・お絞りに不足が無いか確認しましょう。また、グラスが空きかけた方に次の飲み物を勧めるためにメニューは一つ幹事の手元に置いておきましょう。
主賓の挨拶（歓送迎会の場合）
歓送迎会の場合は会の中盤～後半で主賓の挨拶を入れます。これは事前に打診することを絶対忘れないようにして下さい。当日のタイミングは会の雰囲気を見ながら決めましょう。そろそろかな、と思ったら、挨拶をされる方に「あと10分後ぐらいで挨拶宜しいですか？」と本人にも確認しましょう。いきなり振るのはNGです。
中締めの挨拶
一次会を終了するための中締めの挨拶です。一旦幹事が「皆さん注目お願いします」と全員の注意を引き付け、「宴もたけなわですが、お時間になりましたのでここで中締めとしたいと思います、それでは□□さんお願いします」と挨拶を務める人に振ります。
2次会会場に誘導
「帰宅される人は、駅はこちらの方面です」「２次会行く人は私について来てください」とお店の外で案内をします。2次会は基本的には乾杯の挨拶は不要です。幹事側で適当に乾杯をしてしまいましょう。
終電に注意する・タクシーを呼ぶ
2次会になるとかなり酔っている状況なので終電の時間を忘れないように注意しましょう。タクシーで帰る必要がある場合は、感じがスムーズに電話で呼べるようにしましょう。流しのタクシーは捕まえられない可能性があるので電話で呼ぶ方が良いです。
以上となります。幹事に指名されて面倒に感じているかとは思いますが、うまくこなすことができれば、上司・同僚からの評価が上がります。日系企業であればどこの会社でも必要になりますので、汎用的なスキルを身につけると思ってポジティブに取り組みましょう。
