飲み会の幹事は経験が無いと失敗する可能性が高いです。
いくら日中の仕事ができても、飲み会幹事の仕事ができないと著しく評価が下がります。
本記事を読めば準備から当日の段取りに至るまでポイントが分かります。
上司・同僚・友人に喜んで頂き、幹事として高い評価をされるように漏れなく準備を進めましょう。
目次
飲み会の趣旨確認
歓迎会、送別会、忘年会、新年会、昇進祝いなど、会の趣旨を確認します。
特に歓送迎会の場合は、主賓が誰であるのかを明確に確認しましょう。
上記のいずれにも該当しない飲み会もあります。
その場合も言い出した方が飲み会を通じて実現したい目的があります。
例えば、
- 部門間の懇親を図りたい
- 仕事で衝突することがあるので関係性を良くしたい
- 普段話すことが無い部下・若手社員と交流をしたい
などです。
飲み会予算確認
予算については基本は自部門が通常どれくらい使用しているのかを確認し、過去の実績に倣うのが良いです。
過去飲み会で幹事を務めていた方にヒアリングしましょう。
基本的には4千円～6千円/一人の負担が常識です。
一部費用を会社側が負担する場合もあるので、会社支払いがいくらで会費回収をいくらにすべきか予算を責任者（上司）に確認して下さい。
飲み会出席者確認
お店を選定するには出席者数の確認が必要です。
大人数になる場合は、以下のようなツールを使って効率よく漏れずに出席者を確認しましょう。
お店の選定のために早い段階で大枠の人数を把握するようにしてください。
多少の人数変更であれば予約後でもお店は対応してくれます。
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お店選び
お店選びは非常に重要です。以下の点に注意して予約しましょう。
- 会の趣旨に適したお店選びをする
- 2週間ぐらい前には予約を完了しておく（忘年会・新年会シーズンは特に早めに）
- 下見は必須（駅からの経路、お店の広さ、雰囲気、上着掛け、喫煙所、トイレ位置）
- 主賓、管理職の方のアレルギー等による食べれないものが無いか
- ラストオーダーの時間
- クレジットカードの使用可否
- 一次会と二次会の距離は徒歩5分以内
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会費回収
・事前回収にするか事後回収にするかは、会社・所属部門が通常行っているやり方に倣うのが無難です。
悩む場合は以下を考慮してください。
事前回収が良い場合
会計時にその場で回収すると多大な時間を要して雰囲気を壊す懸念がある場合は、事前回収が良いです。
特に人数が多い場合は、先に会費をメールで案内したうえで事前回収するのが基本です。
事後回収が良い場合
例えば部長1万円、課長7千円、担当3千円のように、管理職が多く支払うことがあります。これを ”会費に傾斜をつける”と言います。
これは、担当者が指定するのではなく、管理職側が支払い時に申し出るケースが多いです。この場合は当日回収又は事後回収が良いでしょう。
歓迎会/送別会 会費 本人
歓迎会/送別会における主賓の会費は原則徴収しません。
幹事経験の少ない方は誤って主賓の会費まで徴収しようとしがちなので注意してください。
会場/時間/経路を案内
会場/時間/推奨経路の案内メールを出しましょう。
会議通知と同じ要領で出席者のOutlookスケジューラの予定に入れてしまうのが良いです。
その際、非公開設定にするのを忘れないようにしてください。
乾杯の挨拶、締めの挨拶を打診
主賓、上司に当日挨拶を行って貰うよう事前に打診して下さい
会の途中に打診するのは絶対にNGです。
それではここからは当日の段取りについて説明します。
社会人初心者向け】会社の飲み会で幹事を任された時の進行方法は？
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会場到着
先頭を歩きお店に着いたら席に案内をします。主賓・管理職の方の座る位置は幹事から指定します。着席の際、上着をハンガーにかける対応をしましょう。また、荷物を置く場所の案内も必要です。これは下見の際に確認しておきましょう。
乾杯挨拶
乾杯の挨拶は、「皆さんお揃いになりましたので〇〇の会を始めたいと思います」→拍手→「乾杯のご発声は△△さんにお願いしています、それでは△△さんお願いします」→乾杯の挨拶→拍手 という流れでOKです。
この際、全員に飲み物のグラスが揃っている必要がありますので、注意してください。
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歓談
箸・皿・お絞りに不足が無いか確認しましょう。
また、グラスが空きかけた方に次の飲み物を勧めるためにメニューは一つ幹事である自身の手元に置いてください。
歓談時には、全員が楽しめるように配慮してください。
全く会話には入れていない方がいれば、その方に上手く話しを振ってあげましょう。
主賓挨拶（歓送迎会の場合）
歓送迎会の場合は会の中盤～後半で主賓の挨拶を入れます。
主賓の挨拶は事前に打診することを絶対忘れないようにして下さい。
主賓に挨拶をして貰うタイミングは会の雰囲気を見ながら決めます。
そろそろかな、と思ったら、挨拶をされる方に「あと10分後ぐらいで挨拶宜しいですか？」と本人に確認して下さい。
勝手なタイミングでいきなり挨拶を振るのはNGです。
中締め挨拶
一次会を終了するための中締めの挨拶です。
一旦幹事が「皆さん注目お願いします」と全員の注意を引き付け、「宴もたけなわですが、お時間になりましたのでここで中締めとしたいと思います、それでは□□さんお願いします」と挨拶を務める人に振ります。
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2次会会場に誘導
「帰宅される人は、駅はこちらの方面です」「２次会行く人は私について来てください」とお店の外で案内をします。
2次会は基本的には乾杯の挨拶は不要です。
幹事側で適当に一言添えて乾杯をしてOKです。
なお、大人数の飲み会の場合は、事前に２次会の出席人数も確認しておくと良いです。
大人数だと急にお店を探しても入れるお店を見つけることができない可能性が高いからです。
終電に注意・タクシーを呼ぶ
2次会になるとかなり酔っている状況なので終電の時間を忘れないように注意して下さい。
タクシーで帰る必要がある人の人数をその場で確認した後、電話でタクシーを呼びます。
流しのタクシーは捕まえられない可能性があるので電話で呼ぶ方が良いです。特に終電間際になると混雑します。
説明は以上となります。
幹事に指名されて面倒に感じているかとは思いますが、うまくこなすことができれば、上司・同僚からの評価が上がります。
日系企業であればどこの会社でも必要になりますので、汎用的なスキルを身につけると思ってポジティブに取り組みましょう。
